Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Gewährleistet werden soll ein jederzeit effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

ERP-Systeme in produzierenden Unternehmen

Eine Kernfunktion von ERP-Systemen in produzierenden Unternehmen ist die Materialbedarfsplanung, die sicherstellen muss, dass alle für die Herstellung der Erzeugnisse und Komponenten erforderlichen Materialien zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge an der richtigen Stelle zur Verfügung gestellt werden können. Diese Aufgabe ist heutzutage nur noch mit Hilfe von integrativen IT-Systemen auf Basis einer modernen Infrastruktur zu meistern.

Beim ERP-System handelt es sich um ein IT-gestütztes System aus Softwarelösungen, das der Geschäftsführung unterstützt, den Überblick über vorhandene Ressourcen und Geschäftsprozesse zu behalten. Mit Hilfe des eingesetzten ERP-Systems ist es möglich, die Ressourcen in den einzelnen Unternehmensbereichen optimal zu beeinflussen und
effektiv zu managen. Dadurch ist die Planung der Prozesse über sämtliche Unternehmensebenen hinweg möglich - egal ob es sich dabei um verschiedene Abteilungen oder verschiedene Werke handelt.

Moderne ERP-Systeme enthalten u. a. folgende Funktionen und bilden die Geschäftsprozesse der jeweiligen Fachbereiche und Abteilungen passgenau ab:
Beschaffung, Produktion und Materialwirtschaft
Vertrieb und Marketing (CRM)
Finanz- und Rechnungswesen und Controlling
Personalwesen

Die Integration der Informationen und Anwendungen in ihrer Gesamtheit reduziert die Durchlaufzeiten der verschiedenen Prozesse und erleichtert die Organisation der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Alle gewünschten Informationen sollen auf Knopfdruck dargestellt werden können.

Wozu benötigt man ein ERP-System?

Da moderne Unternehmen heute sehr komplex sind, wird das Top-Management bei der Wahrnehmung der Planungs- und Steuerungsaufgabe durch ein computergestütztes ERP-System unterstützt. Gerade im Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit spielt die Geschwindigkeit der Datenbereitstellung eine immer wichtigere Rolle. Das ist nur durch intelligente Software und eine leistungsfähige Hardware zu leisten. Wegen ihrer Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Gesamtheit abzubilden, sind Enterprise Resource Planning-Systeme aus der heutigen Entscheidungspraxis nicht mehr wegzudenken.

Spricht man von ERP, so denkt man automatisch an Software. Vereinfacht gesagt bedeutet Enterprise Resource Planning jedoch erst einmal, die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu steuern. Zu den Ressourcen zählen u.a. Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel. Diese müssen als oberste Aufgabe des Managements taktisch und strategisch gesteuert, eingesetzt und kontrolliert werden. Dementsprechend bedeutet ERP die Organisation aller administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten eines Unternehmens.

Ziele von ERP sind deshalb:

die Verbesserung der organisatorischen Abläufe und Strukturen,
schnellere Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen
sowie die Optimierung der Geschäftsprozesse.

Wer benötigt ein ERP-System?

Durch ein ERP-System, welches die Geschätsprozesse des jeweiligen Unternehmens abbildet, wird es dem Management möglich, rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Kurs des Gesamtunternehmens, eines Unternehmensbereichs, einer einzelnen Abteilung oder eines bestimmten Prozesses neu zu justieren und auszurichten.

Worin unterscheiden sich ERP-Systeme?

ERP-System können nach folgenden Kriterien differenziert werden:

Wirtschaftszweig und der jeweiligen Branche: Produzierendes Gewerbe, Dienstleistung usw.
Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen (Anzahl benötigter Benutzer oder Unternehmensstandorte
Funktionsumfang, der unterstützt werden soll: Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb etc.
Technologie des ERP-Systems: Datenbanken, Programmiersprachen, Schichtenarchitekturen, Betriebssystemen etc.

Wodurch zeichnet sich ein modernes ERP-System aus?

ERP integriert heutzutage eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten, die in einer zentralen Datenbank verarbeitet und dauerhaft gespeichert werden.

Aktuell lässt sich der Trend beobachten, dass immer mehr Anbieter auf webbasierte Produkte setzen. Hierbei wird dem Anwender die System-Oberfläche in einem Browserfenster dargestellt. Dies bietet unter anderem die Möglichkeit, auch unternehmensexterne Zugriffe auf das eigene System zu gestatten, ohne eine grafische Benutzeroberfläche auf dem Endgerät installieren zu müssen. Somit können etwa Lieferanten oder Kunden direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, um z. B. Bestellungen aufzugeben, Lieferungen zu terminieren. Der Ansatz, über die Unternehmensgrenzen hinauszusehen und zu agieren, ist auch der Grundgedanke von neueren ERP-II-Systemen. Er macht auch den Kern serviceorientierter Architekturen aus.

ERP-Systeme wurden ursprünglich nur in großen Industrieunternehmen verwendet. Im letzten Jahrzehnt hat sich die Nutzung der Systeme allerdings erheblich verändert. Heute findet man, teils vokonfigurierte Branchenlösungen, ERP-Lösungen in jeder Art von Unternehmen bzw. Organisationen.

Die derzeitig am Markt befindlichen ERP-Systeme, beinhalten eine große Menge von Funktionen. Die einfache Datenerfassung und die Integration von Prozessen aus allen Abteilungen erleichtern das Arbeiten und Organisieren der Arbeitsabläufe eines Unternehmens grundlegend. Vor allem benötigt man dank eines ERP-Systems, wie z.B. SAP/R3, Microsoft Dynamics, ABAS oder APplus, nur eine zentrale Datenbank für alle unterschiedlichen Funktionen und Bereiche des Unternehmens.

Entwicklung der ERP-Systeme seit 1960

Die ersten ERP-Systeme kamen bereits in den 1960er Jahren zum Einsatz und waren zunächst auf die Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning) konzentriert. Diese MRP-Systeme wurden fast nur von produzierenden Großunternehmen eingesetzt. Einige Jahre später wurden sie zu MRPII-Systemen weiterentwickelt. Neben der Materialbedarfsplanung umfasste ihr Leistungsspektrum nun das Personalwesen, Logistik und Vertriebsprozesse. Eine weitere wichtige Neuerung war die integrierte Produktionsplanung und -steuerung (PPS).

Im Verlauf der 1990er Jahre wurde aus dem "Material Requirement Planning" schließlich das "Enterprise Ressource Planning" (ERP). Die Software war vielschichtiger und ihr Funktionsbereich umfasste Controlling, Dokumentenverwaltung und Kundenmanagement. Nicht mehr nur große Konzerne und Unternehmen setzten ERP-Systeme ein, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe begannen ihre Vorteile zu entdecken. Dies gilt vor allem für die Bereiche Handel, Handwerk und Industrie. ERP-Lösungen werden heute branchenübergreifend eingesetzt und insbesondere dafür genutzt, verschiedene Standorte miteinander zu vernetzen.

Was leisten moderne ERP-Systeme?

Eine Richtung der Weiterentwicklung von ERP-Systemen ist das ERPII-System, bei dem der Fokus auf der Steuerung unternehmensübergreifender Wertschöpfungsketten liegt. In der Regel handelt es sich um internetbasierte Softwarelösungen, die durch Module flexibel erweitert werden. Ihre Funktionen werden auf Grundlage der Anforderungen des Unternehmens individuell zusammengestellt. Dank ihrer offenen Softwarearchitektur können sie schnell und mit wenig Aufwand erweitert werden. Sie wachsen mit dem Unternehmen mit.

Neben seinen Funktionen zeichnet ein ERPII-System sich durch seine Anwenderfreundlichkeit aus. Webbasierte ERP-Varianten haben den Vorteil, dass sie mobil über Smartphones, Notebooks und Tablets genutzt werden können. Davon profitieren insbesondere Mitarbeiter aus dem Vertrieb und Lieferanten sowie im Allgemeinen Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Aber auch der Administrationsaufwand innerhalb des anwendenden Unternehmens sinkt, da auf dem Arbeitsplatz-PC kein separater GUI mehr installiert werden muss.

ERP-Systems aus der Cloud (SaaS) - Technologie für die Zukunft?

SaaS-fähige Ansätze finden sich seit 2010 verstärkt am Markt. Aus Sicht der Anwenderfirmen stellen sich folgenden Fragen in bezug auf die Rahmenbedingungen von SaaS-fähigen ERP-Systemen folgendermaßen dar:

Das System wird ohne Aufbau von zusätzlicher Infrastruktur - quasi aus der Netzwerkdose - bezogen: Notwendig sind ein Rechner mit einem Internet-Browser sowie eine entsprechende Verbindung, eine lokale Installation ist nicht notwendig. Zu klären sind je Einsatzbereich die Offline-Arbeitsmöglichkeiten, beispielsweise die Zugriffsmöglichkeiten mobiler Mitarbeiter, auch in anspruchsvollen Umgebungsbedingungen.

Vor- und Nachteile von ERP aus der Cloud

Den Vorteilen von SaaS-ERP wie kalkulierbare Kosten, Standardisierung, Security und Backup-Szenarien stehen auf Anwenderseite auch abzuwägende Nachteile gegenüber: zum Beispiel die eingeschränkte Anpassbarkeit der Anwendung, der Zwang zur permanenten Online-Verfügbarkeit, kaum vorhandene Branchen-Templates sowie unter Umständen Fragen des Datenschutzes.