Bei der Einführung einer Business-Software wie z.B. einem ERP- oder CRM-System ist es erforderlich, einen Projektleiter/in zu benennen. Die Projektleitung ist der wesentliche Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Softwareeinführung im Zeitrahmen und im vereinbarten Budget. Dies gilt gleichermaßen für die Projektleitung auf Kundenseite als auch auf Seite des Systemhauses, das die ausgewählte Software implementiert.

Wollen Sie, dass sich das Management in das ERP-Projekt stärker involviert? Dass die Projektbeteiligten besser zusammenarbeiten, mehr Verantwortung für das Projekt übernehmen und sich noch aktiver beteiligen um das ERP-Projekt schneller voranzubringen?

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Aufgabengebiete des ERP-Projektleiters

Projektmanager

Abstimmung mit dem Softwarehaus einen Einführungsplan mit übergeordneten Phasen und einzelnen Aktivitäten. Dabei ist der kritische Blick des Projektleiters hinsichtlich Machbarkeit, Sinnhaftigkeit und Einhaltung Zeitplan bzw. Budget gefragt.
Auf der operativen Ebene steuert der Projektleiter die Aufgaben der Kollegen im Unternehmen bzw. des Softwarepartners. Im Sinne des Überblicks empfiehlt sich dazu ein Projektmanagementtool, das professionelle Softwarehäuser für ihre Projekte bereithalten. Diese Tools ermöglichen beiden Seiten Zugriff auf Projektdokumente, Aufgaben, Kontakte und Termine. Ideal ist, wenn darin auch die Historie des Projekts im Detail abgebildet ist, damit auch nach Monaten nachvollziehbar ist, wie Vereinbarungen und Entscheidungen getroffen wurden. Das Tracking der Aufgaben ist generell ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für Softwareeinführungen.
Bei vielen Softwareprojekten, die in Schieflage geraten sind, ist ein Hauptgrund dafür, dass die Erledigung der Aufgaben nicht konsequent verfolgt und eingefordert wurde.
Das Projektmanagement umfasst auch die Steuerung des Softwarepartners. Es gilt Termine und Tätigkeiten zu planen, Angebote einzuholen, Aufträge zu erteilen, gelieferte Leistungen zu prüfen, Rechnungen zu kontrollieren und zur Zahlung freizugeben.

Moderator

Die Projektleitung stellt eine klassische Schnittstellenfunktion dar. Deshalb ist der Projektleiter als Moderator zwischen Kunde und Softwarehaus, zwischen einzelnen Abteilungen und im Austausch mit der Geschäftsführung gefordert. Die Projektleitung soll das zentrale Sprachrohr vom Unternehmen zum Softwarehaus sein, wenn beispielsweise Prozesse definiert oder Anforderungen formuliert werden. Der Projektleiter sammelt die unterschiedlichen Anforderungen der Abteilungen und Mitarbeiter, gleicht sie ab und gibt dann eine klare und einheitliche Linie an das Softwarehaus weiter. Der gleiche positive Effekt wird erzielt, wenn im Livebetrieb auftauchende Supportanfragen von einer zentralen Stelle aus an das Softwarehaus übermittelt werden.

Ideal ist, wenn die Projektleitung die Sprache der Anwender versteht und in die Sprache der IT-Spezialisten übersetzen kann, weil diese Welten häufig erstaunlich weit auseinander klaffen. Projektleiter müssen gute Kommunikationsfähigkeiten mitbringen und im bei Problemen ausgleichend wirken. Der Projektleiter muss das Projektteam motivieren können und die nötige Überzeugungskraft mitbringen, um Kollegen zu neuen Arbeitsweisen zu bewegen.